Microsoft 365利用に係るプライバシーポリシー

1　基本的考え方

弊社では、弊社の業務において提供するサービスの円滑な運営に必要な範囲で、Microsoft社が提供するサービス「Microsoft365」を用いて情報を収集しています。収集した情報は利用目的の範囲内で適切に取り扱います。

2　アンケート機能（Forms）の利用について

弊社では、情報収集のために、Microsoft365のアンケート機能であるMicrosoft Forms（以下「Forms」という。）を利用します。回答者は、弊社がFormsを利用して作成したフォームに回答することで、入力した情報に対し、Microsoftが行うデータ処理につき許可を与えたものとみなします。
なお、データ処理については、Microsoft社のプライバシーポリシーによって定められています。また、Formsのサービス利用による損害については、弊社は責任を負わないものとします。

3　収集する情報の範囲

(1) Formsでは、フォームを送信した日時等Formsの利用に係る情報を自動的に収集します。

(2) Formsのご利用にあたっては、弊社の業務に必要な範囲でお名前、ご住所、電話番号、メールアドレス等（以下「利用者属性」という。）の記入をお願いすることがあります。

4　利用目的

3(1)で収集した情報は、弊社の業務において提供するサービスを円滑に実施するための参考として利用します。

3(2)で収集した情報は、弊社の個人情報保護に関する基本方針3．個人情報の利用目的に準じ利用します。

5　利用及び提供の制限

弊社では、法令に基づく開示要請があった場合、不正アクセス、脅迫等の違法行為があった場合その他特別の理由のある場合を除き、収集した情報を4の利用目的以外の目的のために自ら利用し、又は第三者に提供いたしません。

6　安全確保の措置

弊社は、収集した情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他収集した情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。

7　適用範囲

本プライバシーポリシーは、弊社がMicrosoft FormsをはじめとするMicrosoft365を利用して収集した情報においてのみ適用されます。ただし、個別のフォーム等において別途の定めがある場合はそれらの規定に従います。

8　継続的な見直しについて

弊社では、本プライバシーポリシーの内容について適宜見直しを行い、その改善に努めます。

令和6年2月1日
ときわ総合サービス株式会社